Planejamento Operacional na Segurança Patrimonial

O Que é o Planejamento Operacional?

O Planejamento Operacional se trata da projeção de objetivos e metas utilizando processos organizacionais para obter resultados a curto prazo, envolvendo cada uma das tarefas ou operações realizadas pelos colaboradores necessários para o atingimento dos objetivos da organização.

O Planejamento Operacional é um dos três tipos de planejamentos necessário para o bom desempenho organizacional. Está voltado para a otimização dos meios e maximização de resultados, e é formado por planos operacionais de acordo com as atividades de cada área da organização.

O grau de detalhamento do plano operacional dependerá da sua aplicação e de necessidades específicas da tarefa abordada.

Os planos operacionais cuidam das atividades rotineiras da organização, assegurando que os colaboradores executem suas tarefas e operações de acordo com o estabelecido pela organização, a fim de que os objetivos propostos possam ser atingidos.

Características do Planejamento Operacional

Assim como mencionado, o Planejamento Operacional possui foco em resultados que podem ser obtidos a curto prazo, dando maior desenvoltura aos processos práticos.

Nele é discutido o que fazer e como fazer para que as atividades operacionais da empresa sejam realizadas de forma assertiva e dinâmica. Além disso são predefinidos outros fatores importantes, como prazos, responsáveis, ferramentas, recursos, custos e estratégias alternativas.

Fazem parte desse planejamento equipes de técnicos e operadores, além dos gestores responsáveis pelos projetos.

Estruturação Do Planejamento Operacional

Definição De Procedimentos

Definir as tarefas, em quais sequencias irão ocorrer e como serão feitas.

Constitui uma sequência de passos detalhados indicando como cumprir uma tarefa ou alcançar um objetivo previamente estabelecida. São geralmente escritos de forma a permitir a perfeita compreensão daqueles que devem utilizá-los.

Os procedimentos constituem guias para a ação e são mais específicos do que as políticas organizacionais. Enquanto as políticas são guias para pensar e decidir, os procedimentos são guias para fazer.

Os procedimentos procuram dirigir todas as atividades da organização para objetivos comuns, a impor consistência a organização e eliminar custos de verificações recorrentes.

Estruturas Físicas

É necessário que se conheça as estruturas físicas envolvida nas atividades, o funcionamento de cada uma e os recursos utilizados.

Recursos humanos

É preciso conhecer todos os envolvidos nos projetos, com informações sobre suas funções e envolvimento operacional.

Orçamento

É a parte financeira, que documenta o valor a ser gasto em um determinado período de tempo.

São planos operacionais relacionados ao orçamento financeiro de um departamento da organização dentro de um determinado período de tempo.

No nível operacional, os orçamentos têm geralmente a extensão de um ano, correspondendo ao exercício fiscal da organização. O planejamento orçamentário pode ser confeccionado também para execução de um serviço ou atividade específico.

Programas

Os programas são planos operacionais que relacionam as atividades que serão realizadas com o tempo.

Programas constituem planos operacionais relacionados com o tempo. Consistem em planos que correlacionam duas variáveis: tempo e atividades que devem ser executadas ou realizadas.

Os métodos de programação variam amplamente, indo desde programas simples até programas complexos.

A programação, seja simples ou complexa, constitui uma importante ferramenta de planejamento no nível operacional das organizações e são expressas geralmente em cronogramas

Regras

Regras e regulamentos são planos operacionais relacionados com o comportamento desejado para às pessoas da organização. Descrevem como as pessoas devem comportar-se em determinadas situações relacionadas a organização.

Geralmente especificam o que as pessoas devem ou não devem fazer e o que elas podem fazer.

As regras e regulamentos são diferentes das políticas organizacionais pelo fato de serem bastante específicos.

Tem o objetivo de substituir o processo decisorial individual, restringindo geralmente o grau de liberdade das pessoas em determinadas situações previstas previamente pela organização.

Como Fazer Um Bom Planejamento Operacional

O plano operacional é a etapa mais detalhada do planejamento. Determina os elementos necessários para a realização do plano tático e deve ser seguido pelas áreas operacionais da empresa. Dentre as várias formas de se classificar os elementos do plano operacional, um dos mais comuns é conhecido pela sigla em inglês 5W2H, que significa:

  1. What (O que): Detalha o que deve ser feito, como os objetivos principais e os secundários. Fundamenta todo o projeto e as atividades que devem atender o planejamento tático. Se os objetivos não são detalhados, qualquer outra prática prevista no plano operacional pode ser inócua e sem sentido. Cada um pode ser forte e muito eficiente no desempenho do seu papel, mas, no final das contas, o barco não sai do lugar.
  2. Why (Por que): Explica as causas e os pressupostos do plano, dá o sentido e o significado do trabalho dentro de um processo maior. Com um propósito bem claro, os funcionários ficam motivados de forma intrínseca e se dedicam mais ao seu trabalho, pois passam a compreender melhor o valor do seu trabalho para o todo maior.
  3. Who (Quem): Designa nomes, responsáveis e envolvidos em cada etapa do processo, de preferência, justificando os motivos pelos quais é necessário o envolvimento de cada pessoa. Uma boa equipe é formada por talentos específicos para cada etapa do projeto ou atividade. A maior parte do sucesso de um projeto é a formação da equipe. Não é necessário reunir apenas talentos, mas sim pessoas comprometidas e que se complementam.
  4. When (Quando): Estabelece datas, prazos e períodos de tempo. Nenhum plano operacional faz sentido se não forem definidas datas para as metas e objetivos. Se cada meta for posicionada no tempo, é possível estabelecer controles intermediários para saber quais são as chances de se atingir os objetivos com sucesso.
  5. Where (Onde): Especifica não apenas onde as atividades serão realizadas, mas também quais recursos serão necessários, incluindo máquinas, equipamentos e outros utilitários. Estes dados são fundamentais para estabelecer o cronograma (quando) e o orçamento (quanto), pois envolve quantos recursos serão necessários e seu uso.
  6. How (Como): É o detalhamento das tarefas. Cada atividade é segmentada em níveis cada vez mais básicos, de acordo com o grau de compreensão do nível operacional que irá realizá-la. A partir dos objetivos operacionais, se definem as ações para atingi-los. Esta deve ser desmembrada em ações menores até chegar ao nível mínimo de compreensão por todos os envolvidos na execução do plano.
  7. How much (Quanto): É o orçamento do projeto, que reúne na forma de valores todos os números envolvidos no projeto, custos, despesas, investimentos, entre outros. Nesta etapa, se consolidam os custos gerais, como recursos, equipamentos, pessoas, terceiros e materiais.

Um bom plano operacional conta também com um levantamento dos possíveis riscos do projeto, incluindo as atividades que podem dar errado por algum motivo. Neste levantamento dos riscos, listamos as possíveis ameaças, as chances de elas acontecerem, o impacto que vão gerar, as medidas de redução do risco e as contingenciais.

Conclusão

O foco do Planejamento Operacional é basicamente com “o que fazer” e com o “como fazer”, ele está voltado para a otimização e maximização de resultados departamentais.

O Planejamento Operacional direciona, disciplina e regula os comportamentos e atividades das pessoas para o atingimento do objetivo organizacional.

Com a implantação do Planejamento Operacional é possível otimizar e maximizar os resultados, notando reflexos em todas as áreas da organização, além de proporcionar mais foco e direcionamento nas atividades dos profissionais.

O Planejamento Operacional proporciona também maior praticidade em eventos de imprevistos, tendo em vista que os riscos e soluções podem ser previsíveis em grande parte das vezes. Isso contribui de maneira preventiva para que não haja prejuízos financeiros e não atrapalhe nas atividades da empresa.

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