Matriz GUT – Guia completo

Hoje falaremos sobre uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para priorizar os problemas que devem ser atacados pela gestão, bem como para analisar a prioridade que certas atividades devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em situações como: solução de problemas, estratégias, desenvolvimento de projetos, tomada de decisões etc. Esta ferramenta se chama Matriz GUT, sigla utilizada para resumir as palavras Gravidade, Urgência e Tendência.

É uma ferramenta muito importante para a gestão de problemas dentro de uma empresa, e se mostra bastante eficaz, apesar da simplicidade no desenvolvimento e manutenção. Ela está ligada, geralmente, à Matriz SWOT e sua análise dos ambientes interno e externo da empresa, onde analisa a prioridade de resolução de um problema, que pode estar dentro ou fora da empresa.

A grande vantagem em se utilizar a Matriz GUT é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o extermínio total ou parcial do problema. A sua montagem e utilização são muito fáceis, e serão explicadas neste texto, fiquem de olho.

Como montar a Matriz GUT

Primeiro passo

O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas relacionados às atividades que você terá que realizar em seu departamento, sua empresa ou até mesmo suas tarefas em casa, por exemplo. Montando uma matriz simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas a serem analisados.

Segundo passo

Em seguida você precisa atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência.

  • Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido;
  • Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;
  • Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: “Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”.

As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores. Ou seja, um problema extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar com o tempo receberia uma pontuação da seguinte maneira:

Gravidade  = 5  |  Urgência = 5  |  Tendência = 5

Ao final da atribuição de notas para os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessário produzir um número que será o resultado de toda a análise e que definirá qual o grau de prioridade daquele problema. O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se os valores de cada problema e multiplica-se desta maneira (G) x (U) x (T). Para o exemplo acima, o produto desta multiplicação seria = 125, ou seja, o fator de prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT será 125. O que, dentro de uma comparação com outros problemas, indicará se ele é ou não o mais urgente a ser atacado.

Para muitos, o fato de simplesmente atribuir notas para os problemas pode parecer algo um pouco subjetivo, baseado apenas no “achismo”. Por este motivo, recomenda-se que, no momento de atribuir as notas, você pense nos fatores da seguinte maneira:

Terceiro passo

Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário somar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.

Algumas pessoas costumam usar o Gráfico de Pareto em conjunto com esta ferramenta para a análise das prioridades. Porém, não há uma regra. Você pode combinar a Matriz GUT com outras ferramentas ou utilizá-la sozinha.

Exemplo de Matriz GUT

Abaixo, podemos ver um exemplo simples de elaboração de uma Matriz GUT pronta. Nela consideramos problemas corriqueiros em uma empresa, com a única finalidade de exemplificar o que foi dito aqui.

Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida a sequência de atividades, elencando aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência de piorar. Assim, a ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores problemas, dando subsídios para a tomada de decisão dos gestores.

Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário. Aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz GUT. Ela com certeza irá auxiliá-lo a priorizar as ações a serem executadas para acabar com diversos problemas em sua empresa.

Análise de Riscos – Método de Mosler

Imagine você como Gestor de Segurança de uma empresa multinacional recebendo a seguinte consulta: Qual a possibilidade de ocorrer um sequestro envolvendo executivo membro da diretoria na filial de Porto Alegre? Você se sente preparado para responder, tecnicamente, ao diretor sem utilizar o “famoso” jargão – “eu acho que”?

A doutrina de Análise de Riscos apresenta algumas ferramentas que podem ser utilizadas nessas situações. Caso nunca tenha ocorrido qualquer situação, dessa natureza, envolvendo executivos em Porto Alegre, o Gestor deverá se valer de métodos subjetivos.

O Método de Mosler, metodologia qualitativa de avaliação de riscos, trata-se de uma bela ferramenta de identificação e avaliação de riscos potenciais. A partir do diagnóstico dos ambientes internos e externos – pontos fortes e fracos – pode-se projetar qual o risco que a empresa possui.

A avaliação do risco nada mais é do que saber qual a chance do risco vir a se concretizar. No caso de Mosler, por se trabalhar com dados subjetivos, somente deverá ser utilizado quando não existir qualquer tipo de dados.

O método serve de base para a identificação, análise e evolução de fatores que podem influir na manifestação e concretização da ameaça, projetando o impacto para cada risco.

EVOLUÇÃO DO RISCO

Valora-se o risco – calculando a magnitude “C” e quantificando sua probabilidade de ocorrência “Pb” –  que é o tamanho da ameaça.

Evolução do risco – “ER” = “C” X “Pb”

Para se chegar à quantificação calcula-se a magnitude do risco – “C”

C = I + D

I = importância do sucesso – F X S (função X substituição)

D= danos causados – P X E (profundidade X extensão)

MAGNITUDE DO RISCO

C= I (F X S) + D (PXE)

Probabilidade de ocorrência – PB

PB= A X V ( agressão x vulnerabilidade)

Evolução do risco ER Classe do risco
2 – 250 Muito baixo
251 – 500 Pequeno
501 – 750 Normal
751 – 1000 Grande
1001 – 1250 Elevado

Para avaliar a possibilidade de ocorrer o seqüestro o Gestor irá reunir sua equipe (brainstorming) para então responder os quesitos abaixo.

Como exemplo, a decisão tomada pelo grupo está destacada em vermelho.

Método de Mosler

1) Critério da função  “F” – projeta as consequências negativas ou danos que podem alterar a atividade principal da empresa.

Escala Pontuação
Muito gravemente 05
Gravemente 04
Medianamente 03
Levemente 02
Muito levemente 01

2)Critério da substituição – “S” – impacto da concretização da ameaça sobre os bens. O quanto os bens atingidos podem ser substituídos.

Escala Pontuação
Muito dificilmente 05
Dificilmente 04
Sem muitas dificuldades 03
Facilmente 02
Muito facilmente 01

3)Critério da profundidade – “P” – Uma vez materializado o risco, mede a perturbação e os efeitos psicológicos que o risco pode causar para a imagem da empresa.

Escala Pontuação
Perturbações muito graves 05
Graves 04
Limitadas 03
Leves 02
Muito leves 01

4)Critério de extensão – “E” – mede o alcance e extensão que o dano causa para a empresa.

Escala Pontuação
De caráter internacional 05
De caráter nacional 04
De caráter regional 03
De caráter local 02
De caráter individual 01

5)Critério de agressão – “A” – mede a possibilidade do risco vir a acontecer em vista das características conjunturais e físicas da empresa, cidade e estado onde se encontra. Ex. um executivo no Rio de Janeiro tem mais possibilidade de sofrer agressão do que um do nordeste ou sul.

Escala Pontuação
Muito alta 05
Alta 04
Normal 03
Baixa 02
Muito baixa 01

6)Critério da vulnerabilidade – “V” – Tendo em vista o critério da agressão, a vulnerabilidade mede quais serão as perdas pela concretização do risco, no âmbito financeiro.

Escala Pontuação
Muito alta 05
Alta 04
Normal 03
Baixa 02
Muito baixa 01
Risco F S P E A V (FxS)

I(PxE)

D(I+D)

C(AxV)

PB(CxPB)

ER 4355331225379333

Com o ER de 333 vamos para a tabela abaixo e constatar a classe do risco.

Evolução do risco ER Classe do risco
2 – 250 Muito baixo
251 – 500               333 Pequeno
501 – 750 Normal
751 – 1000 Grande
1001 – 1250 Elevado

Evolução do Risco – 333 – pequena a probabilidade de ocorrer o seqüestro. Não quer dizer que as medidas de segurança devem ser deixadas de lado, no caso vamos sugerir a utilização de Segurança Pessoal Privada – SPP.

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GESTÃO E ANÁILSE DE RISCOS

O risco é o grau de incerteza em relação a possibilidade de ocorrência de determinado evento, o que, em caso afirmativo, redundará em prejuízo.

 O risco é intrínseco a todas as Organizações, independente de seu segmento de mercado ou seu core business. As Organizações correm riscos desde o momento de seu “nascimento”.

Durante muito tempo as organizações vem lidando com tentativas de dimensionar os riscos e, assim, ganhar em segurança para decidir lucrar, reduzir perdas ou mesmo sobreviver. A questão sempre foi como mensurar o risco.

Por meio de suporte em abordagens probabilísticas há a possibilidade de se monitorar as variáveis que comportam os riscos e estudar o comportamento dos atores com poder para transformar essas variáveis em fatores de risco, para o empreendimento, para a organização ou para as decisões que se pretende tomar.

Para os profissionais de segurança uma boa noção de risco está embutida na equação Risco = Ameaças x Vulnerabilidades, de maneira simplificada, havendo assim necessidade de identificação precisa das ameaças que podem impactar a organização e seus negócios e das vulnerabilidades que a organização detém.

Nova Imagem

Vulnerabilidades são fragilidades internas de uma organização passiveis de serem aproveitadas por ameaças, de modo a causar danos a empresa.

As ameaças são originárias dos ambientes interno e externo à organização, havendo uma multiplicidade de formas com que podem se manifestar e de atores com potencial para produzi-las.

O risco é a probabilidade de ameaças impactarem vulnerabilidades ocasionando prejuízos as pessoas, ao patrimônio, e a imagem da organização, podendo causar danos e até comprometer a sobrevivência da organização como um todo.

Poder prever a probabilidade de uma dada ocorrência acontecer, o dano que ela pode causar na vida da organização ou mesmo as oportunidades que se possam surgir a partir de situações arriscada passou a se impor como ferramenta gerencial, capaz de gerar mais segurança nas decisões dos gestores ou de antecipar decisões visando facilitar ações futuras.

A sobrevivência no mundo competitivo dos negócios impôs essa necessidade e a maioria das organizações passou a adotar como política, de forma explicita ou não implantar uma metodologia que possibilite calcular, de forma confiável, o risco que a organização pode assumir na ocorrência de um fato já levantado e delineado.

Existem muitas metodologias que auxiliam as previsões para o gerenciamento de riscos. Algumas incluem análises qualitativas e quantitativas.

Ferramentas de TI são extremamente úteis à gestão de segurança e também para as tentativas de determinar as probabilidades de ocorrências de riscos.

É apresentado a seguir uma ferramenta de TI como solução a necessidade de determinar as probabilidades de ocorrências de riscos e mensurar seus respectivos danos.